Digitale Versammlung des ADAC Berlin-Brandenburg e.V.

„Wer seine Veranstaltung zum ersten Mal digital ausrichtet, sollte sehr viel Vorlauf einplanen. Es gibt unzählige Fragen, die erst im Planungsprozess der Versammlung auftauchen. Voting Partner nimmt Planern auf dem Weg von der analogen zur digitalen Versammlung viele Sorgen und steht jederzeit mit Rat und Tat zur Seite“ resümiert Sandra Hass, Leiterin der Kommunikation und Pressesprecherin beim ADAC Berlin-Brandenburg e.V.

Darüber hinaus gibt sie Planern, die erstmals eine digitale Versammlung planen und durchführen, drei weitere wichtige Tipps mit auf den Weg:

• Nehmen Sie Ihr Publikum mit auf die Reise. Informieren Sie Ihre Mitglieder umfassend und führen Sie unbedingt einen Probetermin mit Ihren Teilnehmern durch. Das nimmt auch den digital zugeschalteten Teilnehmern die Berührungsangst.
• Ein juristischer Partner, der Sie bei der Digitalisierung Ihrer Versammlung begleitet, ist gerade für Vereine durchaus sinnvoll.
• Bieten Sie unbedingt eine technische Hotline für die Teilnehmer am Tag der Versammlung an. Diese sollte gut besetzt sein – vor allem, wenn sie weniger technisch affines Publikum erwarten. So bleibt niemand auf der Strecke.

Bedenken, die glücklicherweise nicht eintraten

Wir hatten vor allem Bedenken, ob unsere Mitglieder möglicherweise mit der Technik überfordert sein könnten. Allerdings stellten sich diese beiden Bedenken als unbegründet heraus. Nach der digitalen Versammlung erhielten wir erfreulicherweise sehr viel positives Feedback. Das lag zum einen an der leichten Bedienung der eingesetzten Technik, also auch der Abstimmlösung, sowie zum anderen an der professionellen Umsetzung durch das Team von Voting Partner.

Gerade weil unser Publikum nicht zwingend technisch affin ist, war der Probelauf für die virtuelle Versammlung sehr wertvoll. Immerhin hat daran ungefähr ein Drittel der Teilnehmer teilgenommen. Das funktionierte wirklich sehr einfach und hat für alle Seiten den Druck von der tatsächlichen digitalen Veranstaltung genommen. Ein beruhigendes Gefühl – schließlich hatten wir wichtige Wahlen und Satzungsänderungen. Aus diesem war die Veranstaltung für uns und den Vorstand sehr wichtig und dann ist es vermutlich für viele normal, dass sich Nervosität einstellt. Genau dann ist es sehr wichtig und beruhigend, wenn man einen Partner wie Voting Partner hat, der stets erreichbar ist und aufkommende Sorgen auflösen kann.

Deshalb hat sich der ADAC Berlin-Brandenburg e.V. für Voting Partner als Dienstleister entschieden

Als wir pandemiebedingt auf eine digitale Versammlung geswitcht sind, suchten wir vor allem einen zuverlässigen Partner mit leicht zu bedienender Technik. Das ist uns gelungen.

Warum eine Moderation im Rahmen einer digitalen Versammlung eine gute Option ist

Bislang fanden unsere Versammlungen ohne eine zusätzliche Moderation statt. Das bedeutet, der Versammlungsleiter hat allein durch die Veranstaltung geführt. Doch vor allem dann, wenn man etwas Neues ausprobiert, kann es zu Momenten kommen, die überspielt werden müssen. Vor allem bei digitalen Versammlungen bemerken die Mitglieder mögliche Programmlücken oder technische Pannen sofort und wissen nicht, was los ist. Auf einer Präsenzversammlung sehen alle, die im Raum sind, was gerade passiert und dass sich bereits jemand kümmert. Online ist das ganz anders. Da brauchen Sie jemanden, also einen Moderatoren, der solche Momente elegant überbrücken kann.

Außerdem hilft eine Moderation für die Interaktion mit dem Publikum. Dieser oder diese kann die Fragen im Tool lesen, sie clustern und zum richtigen Zeitpunkt zur Sprache bringen.

Sandra Hass | ADAC 
Leitung | Pressesprecherin
Kommunikation
ADAC Berlin-Brandenburg e.V.