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Pragmatismus - keine Panik

Während wir uns der Jahreshauptversammlung (AGM) in zahlreichen Märkten weltweit nähern, gibt die jüngste Eskalation der Zahl der COVID-19-Fälle weiterhin Anlass zur Sorge.

Für jeden, der an der Live-Versammlung von Menschen beteiligt ist, an der Zusammenführung von Hunderten oder manchmal Tausenden von Individuen, gibt es einige offensichtliche Bedenken und Risiken: Was ist, wenn ein Aktionär grippeähnliche Symptome aufweist, sollten wir ihm die Einreise verweigern – aber wie würden sie dann abstimmen? Was ist, wenn wir nicht beschlussfähig sind, weil nicht genug Leute zur persönlichen Versammlung erscheinen? Sollten wir die Reisehistorie all derjenigen überprüfen, die teilnehmen wollen?

Wir bei Lumi sahen uns gezwungen, uns zu äußern, da wir in den letzten Tagen mit Anrufen sowohl von Emittenten als auch von Transferagenten, von Kunden – und von Organisationen, mit denen wir gerne zusammenarbeiten würden – überflutet wurden, und das allgemeine Gefühl, das wir weltweit sehen, ist Pragmatismus und nicht Panik.

Eine Hauptversammlung ist in der Regel gesetzlich vorgeschrieben, und selbst wenn einige Börsen in Bezug auf den Zeitrahmen Milde walten lassen, muss die Hauptversammlung stattfinden. Die Geschäfte müssen geführt werden, auch unter den gegenwärtigen Umständen. Was ist also der beste Weg, dies zu tun?

Unser erster Ratschlag für Organisationen, die normalerweise eine persönliche Versammlung durchführen, bei der ihre Aktionäre und der Vorstand zusammenkommen, lautet, dass angesichts der großen Unsicherheit darüber, wie sich die Ereignisse in den nächsten Wochen und Monaten entwickeln werden, die beste Vorbereitung darin besteht, sich in einer möglichst flexiblen Position zu befinden, um sich an die sich ändernden Umstände anpassen zu können, falls diese eintreten sollten.

Viele Emittenten haben die Option einer Sitzung an mehreren Orten in Betracht gezogen, bei der kleinere Gruppen von Menschen an mehreren Orten gleichzeitig zusammenkommen. Und obwohl dies erwägenswert ist, wird es auch erhebliche Kostensteigerungen und zusätzliche Planung mit sich bringen.

Unserer Meinung nach ist die beste Vorgehensweise die Vorbereitung auf eine hybride Versammlung, bei der die Aktionäre die Möglichkeit haben, von jedem Ort der Welt aus online teilzunehmen oder an der physischen, persönlichen Versammlung teilzunehmen.   Als absolutes Minimum gibt es Ihren Interessenvertretern die Wahl, was ihrer Meinung nach die beste Vorgehensweise ist.  In Wirklichkeit kann es bedeuten, dass die physische Versammlung noch immer wie ursprünglich geplant stattfindet, vielleicht mit mehreren Aktionären, die online teilnehmen.  Es könnte auch bedeuten, dass Ihre Versammlung „virtuell“ wird – mit der Mehrheit der Teilnehmer, die sich für eine Fernteilnahme entscheiden.

Es bedeutet aber auch, dass eine Gesellschaft, falls sich die Umstände wesentlich ändern, die Möglichkeit hat, die Durchführung einer vollständig virtuellen Versammlung zu erwägen, bei der sich der Verwaltungsrat aus der Ferne einwählt und alle Aktionäre aus der Ferne teilnehmen.  Wenn eine hybride Versammlung vorbereitet wurde, kann eine „vollständig virtuelle“ Versammlung eine Option bleiben, bis sie viel näher am tatsächlichen Versammlungsdatum liegt.  Unter normaleren Umständen kann es hier zu rechtlichen Problemen kommen.  Es kann auch einige andere Herausforderungen in Märkten schaffen, in denen die virtuelle Variante aufgrund der Art und Weise, wie Aktien gehalten werden, oder aufgrund anderer struktureller Probleme des Marktes bisher nicht angenommen wurde.  Es könnte jedoch sein, dass wir in eine Zeit eintreten, in der die bestehenden Normen und Praktiken nicht mehr gelten.

Wenn also Flexibilität und das Offenhalten von Optionen (für alle Beteiligten) in einer sich möglicherweise schnell verändernden Situation im Vorfeld Ihrer Versammlung wichtig ist, dann scheint uns die Vorbereitung auf eine hybride Jahreshauptversammlung der beste Weg zu sein, um dies zu erreichen.

Natürlich glauben wir, dass es aus Sicht der Corporate Governance schwierig ist, gegen das hybride Modell zu argumentieren, da es die Möglichkeit des Aktionärs bewahrt, Fragen von Angesicht zu Angesicht an die Unternehmen, die er besitzt, zu stellen, und gleichzeitig die Versammlung für die große Mehrheit der Interessenvertreter, die entweder nicht physisch teilnehmen können oder durch Reisebeschränkungen beeinträchtigt sind, weitaus zugänglicher macht.

Eine große Anzahl von Organisationen plant bereits, in diesem Jahr eine hybride Hauptversammlung durchzuführen. Es kann nicht schaden, sich darauf vorzubereiten, diese Option zur Verfügung zu haben, wenn die Umstände dies erfordern. Aber das lässt sich nicht von heute auf morgen zusammenstellen. Wenn Sie also erwägen, zu einer hybriden Versammlung überzugehen, dann sprechen Sie lieber früher als später mit uns oder Ihrem Registrar.

Während also COVID-19 ein zusätzlicher und unmittelbarer kurzfristiger Grund ist, Ihre Sitzung zu einem Hybridverfahren zu machen, beschleunigt es in Wirklichkeit nur die Einführung dieser Technologie. Das Engagement und die Vertretung der Aktionäre, die Inklusivität und die Transparenz sind die Gründe dafür, dass es die hybride Hauptversammlung auch noch lange nach dem Abklingen der aktuellen Bedrohung durch COVID-19 geben wird.

Kerry Leighton-Bailey, Lumi Global