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Hybrid, virtuell oder Präsenz? So planen Sie Ihre Versammlung in unsicheren Zeiten

Endlich sind Präsenz-Versammlungen wieder in Sicht. Allerdings bleibt es trotz aller Lockerungen ungewiss, wie Sie Ihre Versammlung planen können. Vor Ort, hybrid oder doch lieber rein virtuell? Damit Sie überhaupt planen können, brauchen Sie einen Backup-Plan. Einen, den Sie flexibel an die aktuelle Situation anpassen können. So gehen Sie dabei vor.

 

Planen Sie Ihre bevorzugte Variante zuerst

Hier geht es darum, dass Sie Ihr Wunschszenario zuerst planen, damit Sie das, was Sie aus dem Effeff können und wollen, schnell durchdenken und realisieren können.

Sie wollen am liebsten in Präsenz tagen und kennen alle Planungsprozesse dafür in- und auswendig? Dann fertigen Sie dafür Ihren Plan an – mit allen Fristen und allen Kosten, die dafür anfallen werden.

 

Wagen Sie sich dann an das Backup, Ihren Plan B, heran

Beginnen Sie mit diesen Planungen, auch wenn Sie nicht Ihre bevorzugte Lösung darstellt, ebenfalls rechtzeitig. Recherchieren Sie beispielsweise nach Videokonferenz-Lösungen, nach IT-Lösungen für Ihre Abstimmungen – beispielsweise LUMI sowie für die technische Übertragung der Beiträge aller Vorstände und Redner.

Praxistipp: Der Einladungs- und Registrierungsprozess einer virtuellen Mitgliederversammlung ist häufig aufwändiger als eine Abstimmung auf einer Versammlung ausschließlich vor Ort. Planen Sie daher hierfür etwas mehr Zeit ein.

 

Planen Sie stets beide Varianten: Online und Onsite

Wichtig ist, dass Sie in unsicheren Zeiten wie diesen, beide Komponenten Ihrer Versammlung planen. D.h. legen Sie sich eine Antwort für eine rein virtuelle Mitgliederversammlung als auch für einen Teil der Versammlung vor Ort zurecht.

Tipp: Einige unserer Kunden splitten ihre Versammlung in zwei Teile. Online finden alle wichtigen Abstimmungen und Entlastungen des Vorstandes statt. In Präsenz planen sie dann häufig den geselligen Part der Mitgliederversammlung. Meist mit reduzierter Teilnehmerzahl und natürlich mit ausführlichem Hygienekonzept – von Schnelltests, über Abstände, Kontaktverfolgung bis hin zu FFP2-Masken auf den Wegen in der Versammlungsstätte.

 

Erstellen Sie konkrete Zeitpläne

Planen Sie so detailliert wie möglich beide Varianten Ihrer hybriden Versammlung. Denken Sie dabei an folgende Aspekte und Meilensteine:

 

  • Kick Off und Zeitplan erstellen
  • Ressourcenplanung
  • Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag und technisch, organisatorische Maßnahmen
  • Disclaimer erstellen, veröffentlichen und verlinken
  • Übermittlung der CI an alle relevanten Dienstleister
  • Vorbereitung der Teilnehmerlisten bzw. Abstimm-Datenbank
  • Einbindung des Streamings in der Plattform testen
  • Videokonferenz integrieren
  • Registrierung für die Versammlung anlegen, testen und veröffentlichen
  • Vorbereitung und Versand der Einladungen
  • Start der Registrierungen
  • Registrierung zum Datum X schließen
  • Übermittlung der Teilnehmerdaten an den Dienstleister der Abstimmlösung
  • ebenso wie Übermittlung der Vertretungsvollmachten
  • Schreiben mit Einwahldaten erstellen, prüfen und versenden
  • Einrichtung sowie Briefing der Hotline für Teilnehmer
  • Technik-Check mit allen Sprechern
  • Probelauf für die Mitglieder ermöglichen
  • Start der Mitgliederversammlung
  • Nachbereitung ­inklusive Protokollversand

Bei diesen Aufgaben haben wir uns auf die für Ihre Abstimmungen und Wahlen konzentriert. Denken Sie ebenfalls an die organisatorischen Aufgaben rund um die Anmietung und Vorbereitung einer Location oder eines Sendestudios sowie das Reise-Management für Vorstände, Sprecher, Moderatoren und möglicherweise auch Teilnehmer.

 

Sprechen Sie mit Ihren Dienstleistern die Fristen ab

Egal ob es um die Abstimmungslösung Ihrer Versammlung geht oder das Catering vor Ort bzw. der Versand von Genussboxen an Mitglieder im Home-Office, um die Raummiete oder um Audio-Video-Technik – planen Sie umsichtig. Sprechen Sie dafür mit jedem einzelnen Dienstleister und bringen Sie deren Fristen in Erfahrung. So vermeiden Sie Ärger rund um Stornofristen und -kosten und können zum Stichtag entscheiden, wie groß Ihre Versammlung vor Ort sein soll und wie viel Sie ins Internet verlagern werden.

Abhängig von diesen vereinbarten Fristen können Sie auch die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern transparent gestalten. Sie wissen nun sehr genau, bis wann Teilnehmer von der einen Teilnahmevariante auf die andere switchen können. Kommunizieren Sie diese Termine von Anfang an und so offen wie nur möglich.

 

Erstellen Sie Ihr Budget für verschiedene Szenarien

So wie Sie den Zeitplan für beide Varianten – also online und onsite – erstellen sollten, benötigen Sie auch eine Budgetübersicht, die beides berücksichtigt.

Hier können Sie in drei Szenarien denken und planen:

  • rein virtuelle Versammlung,
  • Versammlung vor Ort,
  • hybride Versammlung, z.B. mit einem Gewicht von 30/70 Prozent.

Im Rahmen der Budgetplanung werden Sie so schnell merken, wie viel Budget Sie für die Online und wie viel Sie für die Vor-Ort-Lösung ausgeben können. Welche Abstimmungslösung und welche Videokonferenz-Tool sowie welcher AV-Technikdienstleister zu Ihrem Vorhaben passt, finden wir gern mit Ihnen gemeinsam heraus. Sprechen Sie uns einfach an.

Fazit

Hybride Versammlungen sind vor allem in unsicheren Zeiten eine echte Herausforderung. Planen Sie daher unbedingt beide Bestandteile – den Online-Teil sowie den Präsenz-Teil – so detailliert wie möglich. Dann können Sie auch relativ kurzfristig von einer auf die andere Variante umschwenken, ohne komplett von vorn planen zu müssen.