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Warum hybride Mitglieder- und Hauptversammlungen gut für die Umwelt sind

Die Welt wird immer digitaler, und dies hat tiefgreifende Auswirkungen in einer ganzen Reihe von Bereichen. Eine der weniger geschätzten Auswirkungen ist, dass Waren und Dienstleistungen immer mehr „entmaterialisiert“ werden – man kann ein Buch lesen, ohne umblättern zu müssen, Musik hören, ohne eine CD einlegen zu müssen, oder einen Film über das Internet streamen, ohne ins Kino gehen oder eine DVD kaufen zu müssen – man erhält zwar immer noch die Dienstleistung, aber man braucht dazu kein physisches Produkt.

Vielleicht ist das Beispiel dafür die Wirkung Ihres Smartphones – heute ist das Telefonieren das geringste seiner Möglichkeiten. Es kann jetzt all Ihre Musik, Filme, Fotos und Bücher speichern und macht es für Sie überflüssig, alles mit sich herumzutragen, von der Kamera bis zur Taschenlampe, vom Schminkspiegel bis zur Landkarte.

Die Jahrestagung mag nicht als offensichtlicher Kandidat erscheinen, der von der zunehmenden Dematerialisierung betroffen ist, aber sie ist nicht immun gegen diesen Trend.

Untersuchungen zufolge verursacht die Durchführung einer Wahl für 10.000 Wähler auf Papier mehr als 500 kg an Treibhausgasemissionen, so wie das Fahren von 1.000 Meilen mit einem durchschnittlichen Auto. Wenn man den Stimmzettel vorab an die Wähler verschickt, sind die Emissionen noch höher.

Lumi ist die treibende Kraft hinter vielen Aktionärs- und Mitgliederversammlungen der Welt, und wir können Ihnen helfen, Ihre Jahresversammlung von traditionellen Stimmzetteln auf Papier in einfache, sichere elektronische und Online-Abstimmungen umzuwandeln – und so Ihre Versammlungen transparenter und umweltfreundlicher zu gestalten.

Hybride Versammlungen sind aus zwei Gründen besser für die Umwelt. Zum einen ermöglichen sie es den Aktionären, aus der Ferne teilzunehmen, ohne zur Versammlung reisen zu müssen, wodurch ein ökologischer Fußabdruck entsteht, wenn sie die Versammlung besuchen. Wenn außerdem mehr Menschen online teilnehmen, brauchen Sie keinen so großen Veranstaltungsort, was auch die Umweltbelastung durch einen geringeren Energieverbrauch für Heizung, Beleuchtung und Strom verringert. Indem Sie den Aktionären, auch denen, die physisch anwesend sind, Details und Stimmzettel per E-Mail zuschicken, verringern Sie auch die Umweltauswirkungen, die mit der Veröffentlichung großer Papiermengen verbunden sind.

Der zweite Hauptvorteil besteht darin, dass Sie eine dauerhafte Aufzeichnung aller Aspekte Ihrer Versammlung erstellen können – wer sich angemeldet hat, wer teilnimmt, wie sie abstimmen – und gleichzeitig auf Papier, Registrierungszettel, Ausweisdokumente, Informationsunterlagen und Stimmzettel verzichten können. All diese Informationen können digital gespeichert werden, so dass die Personen über ihre Telefone oder Laptops darauf zugreifen können.

Dadurch werden nicht nur erhebliche Mengen an Abfall beseitigt, sondern auch alle Prozesse der Versammlung rationalisiert, so dass Ihre Mitglieder oder Aktionäre sich leichter und schneller registrieren und abstimmen können. Und auch die Informationen über die Versammlung sind vor, während und nach der Veranstaltung viel einfacher zugänglich und zu verarbeiten. Die Organisatoren können zu jedem Zeitpunkt der Versammlung sehen, wer anwesend ist, ob sie abgestimmt haben und wie die Ergebnisse dieser Abstimmungen aussehen. Sobald die Veranstaltung beendet ist, sind die Informationen in digitaler Form leicht zugänglich und können analysiert werden, ohne dass man sich durch Berge von Papier wühlen muss. Sie müssen sie auch nicht physisch ablegen und speichern, wodurch sich die Anforderungen an die physische Speicherung verringern.

Obwohl es klare Vorteile bringt, so viel wie möglich von Ihrer Sitzung online zu stellen, hat die Nutzung des Internets und der Cloud dennoch Auswirkungen auf die Umwelt, da Rechenzentren in hohem Maße Macht ausüben. Eine wachsende Zahl von Rechenzentren wird jedoch umweltfreundlich, indem sie ihren Strom von Anbietern erneuerbarer Energien kaufen, während das Stromsystem insgesamt ebenfalls immer mehr erneuerbare Energien nutzt, was bedeutet, dass die Auswirkungen von Rechenzentren mit der Zeit abnehmen.

Der Wechsel zu Hybrid-Meetings macht nicht nur die Organisation Ihrer Meetings einfacher, sondern ist eindeutig auch die umweltfreundlichere Alternative. In einer Zeit, in der man sich über Ressourcenknappheit, Wasserknappheit, die Auswirkungen des Energieverbrauchs und den Klimawandel Sorgen macht, ist es ein Muss, mit weniger Energie und weniger Ressourcen mehr zu erreichen.

Autor: Steve Longley (Lumi Global)