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Von A wie Abstimmung bis Z wie Zuschaltung – Technik bei virtuellen Versammlungen

Kennen Sie das? Sie wollen die Technik für Ihre nächste virtuelle Veranstaltung planen und einen kompetenten Dienstleister dafür engagieren? Doch worauf kommt es bei der Technik bei virtuellen Versammlungen an? Was genau verbirgt sich hinter Begriffen wie “Streaming” und “Latenz”? Viel wichtiger noch: Was müssen Sie daraus für Ihre Planungen ableiten? Wenn es Ihnen wie vielen Planern geht, beschäftigen Sie genau diese Fragen mit Blick auf Ihre virtuelle Mitglieder-, General- oder Hauptversammlung. Die wichtigsten davon wollen wir Ihnen mit diesem Beitrag beantworten und haben dafür einen ausgewiesenen Experten und zugleich Kooperationspartner von Voting Partner befragt – Michael Terwint, Geschäftsführer der btl next GmbH. So klappt’s mit der Technik bei virtuellen Versammlungen:

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Streaming“ und was ist der Unterschied zu einer klassischen Videokonferenz?

Eine Videokonferenz eignet sich für den direkten Austausch von Teilnehmern, welche sich in einer Videokonferenz-Lösung treffen und dabei in den meisten Fällen sehen und hören können. Solch ein Tool und Eventformat ist dann eine gute Wahl, wenn nur wenige Personen dabei sein sollen. Ich sage meist bis zu 25 Personen. Es gibt auch andere Meinungen, die bei den Personenzahlen etwas höher gehen würden. Die Kernaussage bleibt jedoch gleich:

> Videokonferenz: direkte Kommunikation in Kleingruppen

Demgegenüber eignet sich ein Streaming für die “one to many” Kommunikation. D.h. eine oder wenige Personen senden ihre Botschaften über das Internet an viele Zuschauer. Dabei ist es unabhängig davon, ob das live passiert, d.h. ein Live-Streaming ist, oder ob es aufgezeichnet wurde: Pre-Recorded oder On-Demand.

> Streaming: one to many Kommunikation

Virtuelle Mitgliederversammlungen sollten demzufolge stets über ein Streaming durchgeführt werden. Denn so können Sie als Planer der Versammlung sowohl sehr viele Teilnehmer einladen als auch die Kommunikation mit diesen deutlich besser steuern.

Ein weiterer großer Vorteil bei einer Übertragung via Streaming ist, dass der Technikdienstleister die Sendequalität steuern kann – im Gegensatz zur Nutzung eines Videokonferenz-Tools.

Sendestudio bei virtuellen Versammlungen

Warum kann ich als Planer die Kommunikation über einen Stream besser steuern?

Vergegenwärtigen Sie sich noch einmal kurz die Bedienung und die Möglichkeiten in einer klassischen Videokonferenz, an denen Sie in den letzten Monaten vermutlich sehr häufig teilgenommen haben. Je nach Tool haben Sie dort nur wenig Steuermöglichkeiten. Bei manchen können Sie die Sprecheransicht wählen, bei manchen die Galerieansicht. Dann können Sie die Teilnehmer alle auf einmal stumm schalten. Oftmals können sich die Teilnehmer dann selbständig wieder mit Ton zuschalten. Das kann bei einer Videoübertragung mit vielen Teilnehmern zu unangenehmen Nebengeräuschen führen. Außerdem springt oftmals das Videobild zu demjenigen, der gerade spricht. All das wollen Sie gerade bei einer virtuellen Mitgliederversammlung, bei der es eine klare Tagesordnung und ganz klar geregelte Zeitfenster für die Aussprache gibt, so keinesfalls lösen.

Bei einer virtuellen Mitgliederversammlung wollen und müssen Sie ein sauberes Videobild inklusive gutem Ton für alle Zuschauer liefern. Genau das steuern Sie bzw. Ihr Technikdienstleister (auch AV-Dienstleister genannt; von Audio/Video), am besten über ein Streaming. Sie entscheiden, wer wann spricht, wann was zu sehen ist, wann welches Abstimmungstool welche Fragen zeigt und wie Sie die Aussprache steuern wollen. Schließlich müssen Sie sich an die klaren Regeln und Vorgaben für Ihre Versammlung richten – z.B. wann welche Punkte zur Versammlung eingebracht werden dürfen.

Blick hinter die Kulissen von virtuellen Versammlungen

Wer erscheint eigentlich wie im Bild bei der Übertragung meiner virtuellen Versammlung?

Wie eben schon angedeutet: Das haben Sie in der Hand und sollten es auch aktiv im Rahmen Ihres Ablaufplans bestimmen.

Unsere Empfehlung: Immer der, der gerade spricht, ist im Bild zu sehen. Hat also gerade Ihr Versammlungsleiter das Wort, sollte auch dieser im Sendebild erscheinen. Spricht ein Vorstandsmitglied, sollte dieser für die Teilnehmer sichtbar sein. Kommt es zu einer Abstimmung, sollten die Person(en) eingeblendet werden, um die es gerade geht.

Ist ein Tagesordnungspunkt mit einer Abstimmung an der Reihe, sollte dieses groß im Bild zu sehen sein.

D.h. das worauf Sie gerade den Fokus legen wollen, genau das blendet Ihr Technikdienstleister ein – wenn Sie ihn entsprechend gebrieft haben.

Übrigens: Manchmal blendet Ihr Technikdienstleister auch gern einmal alle Personen ein, die beispielsweise auf dem Podium sitzen. Solch ein Bildausschnitt, d.h. eine Totale, eignet sich jedoch nur als Übergangsbild und sollte so nicht permanent ausgestrahlt werden. Spätestens seit 2020 sind die Zuschauer deutlich anspruchsvoller und bewerten dieses schlichte Abfilmen sehr kritisch.

Wie viele Kameras benötige ich für ein gutes Sendebild?

Wollen Sie von Ihrer virtuellen Versammlung ein gutes und ansprechendes Sendebild an die Bildschirme Ihrer Teilnehmer senden, brauchen Sie mindestens drei Kameras:

  • eine Kamera für die Totale = Füllbild,
  • die zweite Kamera für den Redner am Rednerpult
  • sowie eine weitere Kamera für eine zweite Perspektive oder, um die nächste Person ins Bild nehmen zu können.

Wer im Videobild von Person A zu Person B wechseln will, braucht zwei separate Kameras, da er sonst “rüberschwenken” müsste. Das jedoch wäre sehr unprofessionell und davon würde Ihnen jeder seriöse AV-Dienstleister abraten.

Wir raten dazu, ab sechs Personen in Ihrem Podium drei Kameras einzusetzen.

Blick durch Kamera auf Sendestudio

Was ist bei virtuellen Mitgliederversammlungen anders als bei physischen?

Die Organisation des Ablaufes einer virtuellen Mitgliederversammlung muss noch viel genauer durchdacht werden. Das beginnt mit der Einladung zur Versammlung, geht weiter über den Probentag und berücksichtigt auch Aspekte wie wann die Personen in die virtuelle Versammlung “rein” dürfen. Außerdem ist es für einen AV-Dienstleister enorm wichtig zu wissen, mit welchen Medien welcher Programmpunkt bespielt wird. Beispielsweise wollen Sie bei Programmpunkt 1 einen Imagefilm zeigen und bei Programmpunkt 3 wird es eine Abstimmung geben.

Das alles ist so enorm aufwändig, weil

  • sich das Organisationsteam bei virtuellen Veranstaltungen nicht mehr (komplett) sieht und
  • Latenzen eine Herausforderung für Versammlungsleiter, Moderatoren und Vorstände bei Abstimmungen darstellen.

Was hat es mit Latenzen auf sich?

Latenzen, also Verzögerungen, gibt es, weil viele technische Geräte in der gesamten Kette – vom Sender bis zum Empfänger – involviert sind. Außerdem wird bei der Übertragung der Videobilder übers Internet ein gewisser Puffer eingebaut. Dieser Puffer sorgt dafür, dass im Falle einer kurzen Unterbrechung des WLANs das Empfangsgerät, also z.B. Ihr Laptop, wenige Sekunden Sendebild vorlädt und zugleich die Verbindung im Hintergrund wieder herstellt, ohne dass die Zuschauer etwas von der Unterbrechung bemerken. Das führt dazu, dass wir die Videos ruckelfrei wahrnehmen.

Diese Latenz, der Zeitversatz kann sehr unterschiedlich lang sein – manchmal sind es 7 bis 8 Sekunden und manchmal auch bis zu 60 Sekunden. Übrigens: Beim Fernsehen fällt so eine lange Latenz niemals auf. Bei virtuellen Versammlungen ist das sehr lange und muss bei allen Abstimmungen berücksichtigt werden.

Wie groß die Latenz ist, hängt im Wesentlichen von folgenden Faktoren ab. Von der Qualität und der Schnelligkeit, mit der die Daten

  • aus der Regie rausgehen sowie
  • in die Streaming-Plattform rein und wieder rausgehen.

Außerdem hängt es davon ab, wie gut das Netzwerk im (Home-)Office des Empfängers ist.
Ein Technikdienstleister kann beeinflussen, wie schnell die Daten aus seinem Equipment herausgehen und welche Plattform er wählt. Wie gut die Internetverbindung bei den Teilnehmern ist, liegt weder in seiner noch in Ihrer Hand. Dies ist wohl einer der größten Unterschiede zu Präsenz-Versammlungen: Sie können diesen Aspekt nicht beeinflussen.

Laptop mit Sendebild

Welche Auswirkungen haben diese Verzögerungen auf Abstimmungen, auf den Moderator und auf die Beiträge der einzelnen Vorstände?

Senden Sie lediglich ein Videobild ohne irgendwelche Interaktionsmöglichkeiten, können Sie Latenzen getrost ignorieren. Allerdings ist das bei virtuellen Versammlungen ein essenzieller Bestandteil Ihrer Tagungsordnung. Daher ist es wichtig, dass alle Akteure sich der Latenzen und der Auswirkungen auf den Ablauf und die Abstimmungen bewusst sind.

Wahrscheinlich erzähle ich Ihnen nichts Neues, wenn ich sage, dass bei Ihren Versammlungen jede Stimme zählt. Anders sähe das aus, wenn Sie lediglich Meinungs- und Stimmungsbilder bei einem Online-Event abfragen würden.

D.h. bei den echten Abstimmungen müssen Sie, Ihr AV-Dienstleister und Ihr Abstimmungstool die Qualität jeder einzelnen Abstimmung hochhalten.

Schauen wir uns die Latenzen im Rahmen Ihrer Abstimmungen genauer an:

Gibt derjenige, der das Abstimmungstool steuert, die erste Abstimmung jetzt frei und senden Sie diese Frage über den Stream an die Teilnehmer, sehen jene die Frage erst ungefähr 20 Sekunden später. Das bedeutet, dass diese Person die Abstimmung noch mindestens 20 Sekunden länger geöffnet halten muss, als er es normalerweise tun würde. Zudem muss der Versammlungsleiter diese Wartezeit moderierend überbrücken. Außerdem sollten Ihre Vorstände und alle aktiv Beteiligten von diesem Umstand wissen und daher die Wartezeit nicht als Fehler bei der Übertragung empfinden.

Bedenken Sie außerdem, dass Teilnehmer mehr als 20 Sekunden Zeitversatz benötigen, um eine Auswahl treffen zu können. Geben Sie ihnen daher zusätzliche Bedenkzeit bei jeder Abstimmungsfrage. Das mag sich für Sie und diejenigen mit Wortbeiträgen bei den Abstimmungspunkten sehr ungewohnt anfühlen, ist jedoch enorm wichtig.

Was Sie dabei unbedingt vermeiden wollen: Dass nach Ihren Abstimmungen sich ein Teilnehmer meldet und mitteilt, er hätte nicht abstimmen können, weil das System schon geschlossen war.

Voting bei virtuellen Versammlungen

Warum ist die Technik bei virtuellen Versammlungen eigentlich so aufwändig?

Dass die Technik bei virtuellen Versammlungen so aufwändig ist, liegt im Wesentlichen an zwei Aspekten, die wir hier schon angesprochen haben:

  • den Zeitversatz, d.h. die Latenz
  • und dass sich die Akteure bei der Versammlung nicht sehen

Das beides sorgt für enormen Zusatzaufwand.
Gerade die Latenzen müssen von allen Akteuren verstanden werden: Wann sind welche Abstimmungen, wie hoch ist die Latenz, wann wir die Abstimmung geöffnet und wann geschlossen.

Diese Abstimmung sind deutlich aufwändiger als wir es von Präsenz-Veranstaltungen kennen. Denn jetzt produzieren wir gemeinsam eine Sendung, bei der alles fehlerfrei durchlaufen muss. Dafür brauchen vor allem Technikdienstleister mehr Personal als zuvor und das ist ein wesentlicher Faktor für eine perfekt laufende Technik bei virtuellen Versammlungen.

Bei einer “normale” Mitgliederversammlung mit beispielsweise 250 Teilnehmern, ein paar PowerPoint-Slides und Abstimmungen per Handzeichen brauchten wir bislang jemanden für den Ton. Diese Person hat auch meist die Slides auf dem Laptop eingespielt und das war’s oftmals auch schon. Bei einer virtuellen Versammlung jedoch benötigen Sie Kameraleute oder Kameraoperatoren sowie Webcast-Operatoren. D.h. es gibt Techniker, die die Kameras steuern und solche, die auswählen, welches Bild gerade gesendet werden soll. Bei den zuvor angesprochenen drei Kameras im Mindest-Setup werden so aus bisher zwei Technikern bei Ihrer virtuellen Veranstaltung nun sechs Techniker, die die gesamte Zeit im Einsatz sind.

Technik bei virtuellen Versammlungen

Warum braucht man eine Regie für eine virtuelle Versammlung?

Sie brauchen jemanden, der steuert, wann was bzw. wer bei der Videoübertragung im Bild zu sehen sein soll. Weiter oben hatten wir es schon angesprochen: Immer das, worauf Sie den Fokus legen wollen, sollte auch gezeigt werden. Bei Punkt eins wäre das möglicherweise der Versammlungsleiter und bei Punkt fünf das Abstimmungstool. Was wann eingeblendet wird, übernimmt die Ablaufregie für Sie. Außerdem brauchen Sie jemanden für die Bildregie. Dieser Techniker wählt aus den verschiedenen Kameras, die während der Veranstaltung laufen, das schönste bzw. passendste Bild aus.

Bei klassischen Videokonferenzen entscheidet das Tool, wie der Bildinhalt aussieht – beim Streaming entscheiden Sie das und Ihr Technikdienstleister bzw. Ihre Regie setzt das für Sie um.

Sendebild mit 3 Speakern

Was kostet ein Streaming eigentlich?

Das hängt davon ab, wie viele Teilnehmer Ihrem Stream zeitgleich zusehen sollen. Pro Teilnehmer können Sie mit einem Euro rechnen.

Aus diesem Richtwert kann Ihr Technikdienstleister Streamingpakete schnüren. Beispielsweise gibt es bei btl-x ein mittleres Paket für bis zu 500 Teilnehmer und einer Sendezeit von zwei Stunden. Das bieten wir Ihnen als Flatrate an und rechnen es auch so ab. Alternativ können wir auch nach tatsächlichem Volumen abrechnen.

Ob Sie in das Videobild einen, zwei oder drei Sprecher packen, ob es noch einen vorab aufgezeichneten Imagefilm oder eine PowerPoint-Präsentation gibt, ist dabei für das benötigte Datenvolumen unerheblich.

Bedenken Sie bei der Kalkulation und bei der Einschätzung der Kosten für die Technik bei virtuellen Versammlungen außerdem den Aspekt der Ausfallsicherheit sowie die in der Location Ihrer Wahl verfügbaren Internetverbindung. Seien Sie sich bewusst, dass Sie Ihre Versammlung nicht einfach um einen Tag verschieben können, sollte es technische Hürden geben und planen Sie dafür ausreichend Backup ein.

Über den Interviewpartner

Michael Terwint ist Experte für alle Themen rund um Eventtechnik von A wie Audio bis Z wie Zuschaltung und Geschäftsführer der btl next GmbH, dem Vertriebsarm der BTL Group. btl-x hat sich im letzten Jahr rasch den neuen Anforderungen des Eventmarktes angepasst und seit dem zahlreiche virtuelle Versammlungen erfolgreich durchgeführt. In seinem Team sind Event-Spezialisten für Ihre Themen wie Content, Kreativität und neue Eventformate im Einsatz. Zum umfassenden Leistungsspektrum von btl-x zählen beispielsweise kreativer Content, eine umfassende IT-Struktur, eigens konzipierte Websites und maßgeschneiderte Hygienekonzepte für Ihr Event aus einer Hand. Mit Leidenschaft, Begeisterung und jahrzehntelangen Erfahrungen in der Veranstaltungsbranche sorgt btlx für außergewöhnliche und zugleich zuverlässige Event-Erlebnisse – egal ob online, offline oder hybrid.