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Wie Sie die Aussprache bei Online-Mitgliederversammlungen erfolgreich umsetzen

Rechtskonforme Wahlen sind nur ein Aspekt einer erfolgreich geplanten und durchgeführten Online-Mitgliederversammlung. Worauf es bei dieser Form der Versammlung ebenfalls ankommt, ist die Aussprache mit Ihren Mitgliedern. Diese können Sie via Textchat, via Telefon oder via Videoübertragung umsetzen und technisch läuft das einwandfrei. Allerdings merken wir immer wieder, dass Veranstalter sich sorgen, die Aussprache nicht im Griff behalten zu können und sich der Chat in einen Shitstorm oder eine Chatflut verwandeln könne. Sollten Sie als Veranstalter deshalb nur moderierte Anmerkungen zulassen? Ist das nicht zu restriktiv? Wäre es besser, sie könnten es selektiv steuern? Fragen über Fragen. Genau diese wollen wir Ihnen mit diesem Blogbeitrag beantworten.

 

Die etablierten Varianten für die Aussprache bei der Versammlung

Im Kern gibt es zwei Lösungen, die sich für die Aussprache mit Ihren Mitglieder bei einer Online-Versammlung etabliert haben. Welche Sie wählen sollten, hängt von vielen Faktoren ab. Dazu gehören zum Beispiel juristische Überlegungen, die Erwartungen Ihrer Teilnehmer und deren Diskussionskultur und nicht zuletzt die zu betreffenden Themen und Tagesordnungspunkte. Satzungsänderungen erfordern mehr Diskussionsraum als die Bestimmung des Schriftführers.

Die beiden Varianten für die Aussprache bei Ihren Online-Mitgliederversammlungen können Sie auch kombiniert einsetzen.

 

Die Aussprache per Textchat

Einfach und zielgerichtet ist die Aussprache via Textchat. Die meisten modernen Abstimmplattformen verfügen in der einfachsten Version über eine eingebaute Chat-Funktion. Diese wird häufig auch als Messaging bezeichnet.

Über die Chatfunktion können Ihre Teilnehmer Fragen stellen, die Sie live beantworten können. Dabei kann Ihre Antwort via Text übertragen werden oder auch über die Kamera, falls Sie ein Livebild übertragen.

Der Vorteil bei der Aussprache auf einer Online-Mitgliederversammlung via Textchat: Dies ist auch für weniger versierte Nutzer schnell nutzbar und somit eine nur geringe Beteiligungshürde aus Sicht Ihrer Mitglieder.

Möglichkeit 1: Die Aussprache per Textchat

Textchats moderieren und priorisieren

Weiter entwickelte IT-Lösungen verfügen zudem über Redaktionssystem. Mit solch einem Tool können Sie Nachrichten priorisieren und in Kategorien einteilen. Ihre Vorauswahl kann dann auf verschiedene Wege ausgespielt werden, damit Ihre Vorstandsmitglieder die Fragen live einsehen können. Eine Möglichkeit dabei ist ein im Sendestudio aufgestellter Vorschaumonitor, von dem sie die Fragen der Mitglieder ablesen und beantworten können.

Beachten Sie dabei: Die Anzahl der Teilnehmer sowie der Zeitraum für Fragen – auch das ist in modernen Systemen wie beispielsweise LUMI konfigurierbar – bestimmen maßgeblich, wie viel Ihr Redaktionsteam bearbeiten muss.

Haben Sie einen mitgliederstarken Verein sowie möglicherweise ein brisante Themen, können Sie innerhalb weniger Minuten durchaus mehrere Hundert Nachrichten erhalten. Diese müssen Sie bzw. Ihr Team dann erst sortieren und auswerten. Berücksichtigen Sie diesen Aspekt bei der Programmgestaltung, der Fragezeit sowie bei der Personalplanung für Ihre Online-Mitgliederversammlung.

 

Was Sie bei der Entscheidung für eine Aussprache via Textchat beachten sollten

Beachten Sie daher unbedingt folgende Punkte bei Ihrer Entscheidung:

  • Zeitfenster, in dem Fragen möglich sind
    Je länger Ihre Mitglieder Zeit haben, desto mehr Fragen müssen Sie beantworten. Das führt unter anderem zu personellem Aufwand.
  • Zahl der Frageberechtigten
    Wie viele Mitglieder dürfen Fragen stellen?
    Je mehr es sind, desto mehr Zeit müssen Sie einplanen.
  • brisante oder diskussionswürdige Themen
    Je brisanter die Themen, desto schwieriger ist die Aussprache, wenn die Mitglieder anonym Kommentare abgeben und Fragen stellen können. Sicherlich kennen Sie diesen Aspekt aus der Kommunikation im Internet, z.B. in den sozialen Medien. Je anonymer es zugeht, desto kritischer und manchmal auch unsachlicher sind die Kommentare. Überlegen Sie daher vorab, ob die Beiträge anonym oder personifiziert sein sollen.
  • Umgang mit nicht beantworteten Fragen. Sollten aus zeitlichen Gründen nicht alle Fragen beantwortet werden können, wie wird dann mit den offenen Fragen umgegangen?

 

Aussprache per Videoübertragung

Auf Online-Mitgliederversammlungen können Sie die Aussprache auch mithilfe einer Videokonferenz-Lösung wie GoToMeeting, MS Teams oder ähnlichen Anbietern umsetzen.

So schalten Sie die Mitglieder in den Live-Stream Ihrer Online-Versammlung ein: Ihr Mitglied braucht für diese live Videoübertragung einen Rechner mit Mikrofon und Kamera. Vorteilhaft ist es, wenn dieses ein wenig mit Videokonferenzen vertraut ist. Nach dem Ihr Technikdienstleister das Audio- und Videosignal geprüft hat (“Linecheck” genannt, wird der Teilnehmer live in das Sendebild integriert. Nun kann dieser seinen Wortbeitrag im Rahmen der Online-Mitgliederversammlung abgeben.

Möglichkeit 2: Die Aussprache per Videoübertragung

Für weniger online affine Personen ist die technische Hürde in diesem Falle etwas höher als bei einem einfachen Textchat.

 

Aussprache bei kleineren oder größeren Online-Versammlungen

Bei kleineren Versammlungen nutzen Sie möglicherweise ohnehin über eine Videokonferenzsoftware wie MS-Teams und Co. In diesen Fällen kann Ihr Moderator dem Mitglied, das gerade einen Redewunsch geäußert hat, die Rede- und Präsentationsrechte einräumen.

Bei sehr großen Veranstaltungen können Sie diese Redewünsche und Beiträge jedoch weniger gut kontrollieren. Dazu kommt, dass die meisten Videokonferenz-Lösungen selten mehr als 1000 Teilnehmer in einen Raum lassen.

Machen Sie sich bewusst, dass die Diskussions- und Debattenkultur Ihrer  Präsenzveranstaltung kaum 1:1 in den digitalen Raum übertragbar ist.

 

Erleichtern Sie Ihren Teilnehmern die Aussprache

Machen Sie es Ihren Teilnehmern so leicht wie möglich an der Aussprache teilzunehmen. Informieren Sie in Mailings wie die Aussprache erfolgen wird und erklären Sie alle verwendeten Plattformen und Tools. Fertigen Sie Erklärvideos an und veröffentlichen Sie eine “Häufige Fragen”-Liste auf Ihrer Website. Erklären Sie außerdem zu Beginn der Online-Mitgliederversammlung, was wie funktioniert und sich wo befindet. Mit einer guten Aufklärung und umfangreichen Anleitungen erleichtern Sie für alle das “Onboarding” – sowohl für die versierten Nutzer als auch für die Einsteiger.

 

Fazit 

Bei der Frage, wie Sie Ihre Aussprache im Rahmen der Online-Mitgliederversammlung am besten gestalten, sollten Sie neben den Prozessen und juristischen Überlegungen auch an die technischen Hürden, die zur Verfügung stehende Zeit sowie die eingesetzte Software denken. Fragen Sie sich stets: Können unsere Teilnehmer das (schon) oder haben sie eher Schwierigkeiten? Sind unsere Mitglieder mit Videokonferenzlösungen vertraut? Können wir hier bereits auf Bekanntes setzen? Oder bleiben wir lieber bei einem Textchat, damit sich möglichst viele aktiv einbringen können?

Sie haben genau dazu noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns doch einfach. Wir beraten Sie gern – sei es zur Aussprache oder zur passenden IT-Lösung.