FAQ

Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen.

Rund um den Datenschutz

Ist die Abstimmlösung von Voting Partner DSGVO-konform?

Ja. Dank unserer Technologien und Prozesse ermöglichen wir es Ihnen, die Richtlinien der DSGVO einzuhalten. Dafür sichern und schützen wir personenbezogene Daten nach dem Stand der Technik – und das schon lange vor der Einführung der DSGVO.

Wo hostet Voting Partner die Daten von meiner Veranstaltung?

Neben unseren robusten Sicherheitsprozeduren nutzen wir europäische Rechenzentrums-Infrastruktur. Die Datenspeicherung erfolgt somit innerhalb der Europäischen Union, eine Verschiebung der gerichtlichen Zuständigkeit ins außereuropäische Ausland wird vermieden. Das Rechenzentrum ist zertifiziert nach: SOC 1/SSAE 16/ISAE 3402 (ehemals SAS 70); SOC2; SOC3; ISO 27001; PCI DSS Level 1.

Verschlüsselt Voting Partner die Daten meiner Mitglieder-, Haupt- oder Generalversammlung?

Ja. Alle Kundendaten in der Datenbank werden mit dem Industriestandard AES-256 verschlüsselt. Datenbanken stehen für den direkten Datenverkehr nicht zur Verfügung, da diese nur über die Server-Clusterknoten zugänglich sind, die für den Zugriff eine sichere Socket-Verbindung benötigen.

Zur abhörsicheren Datenübertragung im Internet wird https verwendet (Datenschutz durch Technikgestaltung Artikel 25 Absatz 1 DSGVO). Durch den Einsatz von TLS (Transport Layer Security), einem End-to-End-Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung zwischen Client und Server, wird der Schutz vertraulicher Daten sichergestellt.

Die Abstimm-Lösung von Voting Partner

Welche IT-Lösung nutzt Voting Partner für die elektronischen Beschlussfassungen?

Für den deutschsprachigen Markt sind wir exklusiver Partner des globalen Marktführers LUMI und setzen damit auf einen zuverlässigen, praxiserfahrenen Servicepartner.

Kann ich mit Ihrem Tool sowohl Abstimmungen auf virtuellen, hybriden und Präsenz-Versammlungen durchführen?

Ja. Was auch immer Sie planen, mit den Abstimmungslösungen von Voting Partner sind Sie auf der sicheren Seite – egal ob online, onsite oder hybrid.

Mit welchen Endgeräten können meine Teilnehmer an den Abstimmungen teilnehmen?

Ihre Teilnehmer können über ihr Smartphone, den Browser im Laptop oder Desktop-Rechner, ihr Tablet oder über ein gemietetes Funkabstimmgerät abstimmen.

Wie können sich die Teilnehmer an den Abstimmungen beteiligen?

Das hängt ganz von Ihren Anforderungen und Wünschen ab. Über unsere Abstimmlösung können Sie die Aussprache über den moderierten Textchat, über Einzel- und Mehrfachauswahl-Abstimmungen in Echtzeit, über Listenwahl, über den digitalen Stimmzettel oder über die Live-Zuschaltung via Videobild realisieren. Welche Lösung für Ihr Vorhaben die passendste ist, klären wir mit Ihnen gemeinsam.

Wie viele Teilnehmer können mit der Lösung von Voting Partner abstimmen?

Mehrere Tausend. Sie bestimmen, wie viele Teilnehmer an der Abstimmung teilnehmen sollen und wir liefern Ihnen die passenden Lizenzen dazu.

Services rund um die Veranstaltung

Können wir mit Ihren Services auch die Teilnehmer einladen?

Ja, auch beim Einladungsmanagement, beim Aufsetzen der Registrierungsseiten und beim Versand der Zugangsdaten für Ihre Teilnehmer unterstützen wir Sie.

Können die Abstimmungen zu unseren Vorstandswahlen und Tagesordnungspunkten in den Livestream integriert werden?

Ja. Gemeinsam mit unseren Servicepartnern oder mit dem Technikdienstleister Ihrer Wahl integrieren wir das für Sie nahtlos in Ihren Livestream.

Bei welchen Gewerken kann mich Voting Partner unterstützen?

Voting Partner kann Sie unterstützen bei: Einladung, Anmeldung & Registrierung, Abstimmlösung sowie Konferenztechnik (Audio&Video) und Live Streaming.

Beschlussfähigkeit und weitere Details rund um Ihre Abstimmungen

Kann ich bei Ihnen die Anwesenheit der Mitglieder oder Teilnehmer erfassen und somit die Beschlussfähigkeit der Abstimmung sicherstellen?

Ja. Die Anwesenheit Ihrer Mitglieder und die Beschlussfassungen werden in einer Software verarbeitet und geprüft. Somit können Sie die Beschlussfähigkeit sicherstellen und nachweisen. Die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer ist jederzeit einsehbar.

Kann die Lösung von Voting Partner Stimmen gewichten und Vollmachten bei Abstimmungen berücksichtigen?

Ja. Das System berücksichtigt Vollmachten und jede abgegebene Stimme und die damit verbundenen Gesellschaftsanteile sind im Einzelnen aufgeführt.

Können die Teilnehmer bereits vor der Versammlung Fragen stellen?

Ja. Ihre Teilnehmer können ihre Fragen auch vorab für die Aussprache einreichen.

Wie kann ich sicher gehen, dass sich für meine Abstimmung nur die tatsächlich berechtigten Personen anmelden?

Die zur Abstimmung berechtigten Personen erhalten von Ihnen vorab den Link zur Abstimmung. Dort müssen sie zunächst die neunstellige Meeting-ID eingeben, welche Ihre Veranstaltung eindeutig identifiziert und den Teilnehmern die Veranstaltung freigibt. Anschließend geben sie ihre Mitgliedsnummer oder eine andere eindeutige ID sowie ein individuelles Passwort ein.

Welche Browser unterstützt das System von Voting Partner?

Chrome, Firefox, Safari und New Edge (Chromium).

Wir haben immer wieder unvollständige Angaben im Teilnehmerverzeichnis und müssen manchmal Herr oder Frau XY aufrufen. Wie können wir das vermeiden?

Genau das ist der Vorteil von digitalen Lösung für Ihre Abstimmungen. Dafür nutzen wir ein zusätzliches Registrierungstool und legen gemeinsam mit Ihnen die Pflichtfelder fest, sodass Sie alle Angaben parat haben, die Sie für die Aussprache benötigen.