So gelingt auch Ihre hybride Mitgliederversammlung

Ihre erste virtuelle Mitgliederversammlung war erfolgreicher als Sie zuvor gedacht hatten? Außerdem haben Sie mehr und vor allem neue Mitglieder über das Internet erreicht als bei Ihren Präsenz-Versammlungen und Abstimmungen? Dann geht es Ihnen wie vielen Planern, mit denen wir sprechen. Viele wollen daher in Zukunft auf hybride Mitgliederversammlungen, hybride General- oder Hauptversammlungen setzen. D.h. sie kombinieren die Präsenzveranstaltung mit einem virtuellen Part für die Teilnehmer an den Bildschirmen. Doch wie geht das? Worauf müssen Sie da achten? Genau das verraten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Warum Sie Ihre Mitgliederversammlung hybrid anbieten sollten

Den ersten Grund hören wir vor allem von unseren Kunden: Mit einer virtuellen Veranstaltung erreichen sie viel mehr Teilnehmer als zuvor. Vor allem jedoch sind stets neue Mitglieder dabei. Also solche, die bisher nie bei den Versammlungen dabei waren.
D.h. mit einer hybriden Mitgliederversammlung erreichen Sie sowohl die Teilnehmer, die gern live vor Ort dabei sein wollen als auch jene, die aus den verschiedensten Gründen nicht anreisen. Sei es, weil der eigene Terminkalender zu voll ist, die Anreise nicht in Relation zur Teilnahme steht oder weil es Reiserestriktionen gibt.

Darüber hinaus sparen Sie sich als Organisator der Versammlung Kosten für das Catering. Je nach Größe Ihrer Mitgliederversammlung können Sie mit einer hybriden Variante auch die Kosten für die Anmietung von großen Tagungsräumen reduzieren.

Verglichen mit rein virtuellen Versammlungen haben hybride Haupt-, General- oder Mitgliederversammlungen oftmals ein deutlich attraktiveres Bühnenbild für die remote zugeschalteten Zuschauer. Allein schon dadurch, dass andere Teilnehmer im Sendebild auftauchen.

Photocredits Dariusz Misztal und Christian Köster | AV-Dienstleister btl-x

Ihre hybride Veranstaltung hat zudem einfach mehr Live-Charakter, denn alle wissen, dass Sie gerade auch live aus einer Location senden.
Der Live-Charakter und das attraktivere Sendebild führen dazu, dass Ihre Teilnehmer deutlich länger und aktiver dabei sind, statt lediglich dem Livestream nebenbei zu folgen. Nutzen Sie diesen Effekt. Binden Sie so Ihre Mitglieder an sich und senden Sie Ihre Botschaften, die so stärker bei Ihren Zuhörern, Zuschauern und Live-Teilnehmern ankommen.

Die richtige Abstimmlösung für hybride Versammlungen

Nutzen Sie eine Lösung, die sowohl den Teilnehmer vor Ort als auch den remote Teilnehmer eine rechtssichere Abstimmung ermöglicht und setzen Sie auf einen guten Livestream für den Online-Part.

Mit der Lösung von Voting Partner können Ihre Teilnehmer übrigens via Web-Browser, also vom (Home-)Office, auf dem Smartphone, dem Tablet als auch über ein Funkabstimmungsgerät abstimmen. Alle Daten, d.h. sowohl die Anwesenheit als auch die Beschlussfassungen werden in einer Software verarbeitet und geprüft. In Echtzeit erhalten Sie vollständige Berichte über alle Abstimmungen und von allen Teilnehmern – ganz egal, wo sie sind.

Außerdem sollte Ihr Abstimmungstool sowohl offline als auch online folgende Abstimmungsoptionen bieten:

• Teilnehmende sollten ihre Antworten bis zum Schließen der Wahl korrigieren können
• es sollte unterschiedliche Abstimmungsvarianten geben, u.a.:
• Einfachauswahl (Ja / Nein / Enthaltung)
• Mehrfachauswahl (Personen- oder Listenwahl)
• Alternativ: einen digitalen Stimmzettel

Schauen Sie außerdem unbedingt in Ihre Satzung und prüfen Sie, welche weiteren Kriterien in Ihrem Falle zutreffen und klären Sie diese mit dem IT-Anbieter Ihrer Wahl vor der Beauftragung.

Stolperfallen bei hybriden Mitgliederversammlungen

Bei aller Begeisterung für hybride Versammlungen gibt es jedoch ein paar Stolperfallen, die Sie kennen und damit auch umgehen sollten.

Bedenken Sie, dass hybride Varianten verglichen mit einer rein virtuellen Veranstaltung oder einen reinen Präsenzveranstaltung deutlich komplexer sind. Je nach Anspruch an die Umsetzung kann das für Sie den doppelten Zeit- und Budgetaufwand bedeuten – weil Sie zwei parallele Versammlungen durchführen.

Tipp: Überlegen Sie sich, welcher Part den Vorrang haben soll. Virtuell oder physisch? Leiten Sie daraus ab, wie viel Aufwand in den einen und wie viel Aufwand in den anderen Teil fließen darf – sowohl organisatorisch als auch finanziell.

Außerdem gibt es bei hybriden Veranstaltungen kaum eine Vernetzung der Teilnehmer vor Ort mit denen, die remote zugeschaltet sind. Zu manch einem Veranstaltungskonzept passt das sogar, bei anderen wiederum ist es eher hinderlich. Wollen Sie, dass Ihre Teilnehmer netzwerken, brauchen Sie Networking-Tools und Gelegenheiten. Bauen Sie das aktiv in Ihr Konzept ein. Beispielsweise könnten Sie über eine IT-Lösung die Terminvereinbarungen für die Teilnehmer erleichtern. Wie das konkret für Ihr Vorhaben aussehen kann, besprechen wir gern mit Ihnen gemeinsam.

Darüber hinaus ist es anspruchsvoller, ein gutes Sendebild für beide Teilnehmergruppen zu gestalten. Dafür brauchen Sie einen erfahrenen Technik-Dienstleister sowie Referenten und Moderatoren, die sowohl in die Kamera schauen als auch ins Publikum. Binden Sie am besten ebenfalls einen Moderator für den Online-Kanal ein. Dieser kann dann auftretende Fragen an den Moderator vor Ort gefiltert und gebündelt weitergeben.

Und last but not least: Die Teilnehmer sind heute deutlich anspruchsvoller als vor 2020. Ein lieblos gestalteter Livestream aus der hintersten Ecke eines Tagungsraumes ist nun wirklich passé. Gestalten Sie das Erlebnis für beide Teilnehmergruppen so attraktiv wie möglich.

Fazit

Mit einer hybriden Mitglieder-, Haupt- oder Generalversammlung erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer als böten Sie diese nur in der Präsenz- oder nur in der Online-Version an. Bedenken Sie bei der Konzeption die Stolpersteine und setzen Sie dabei auf eine IT-Lösung, welche die Antworten Ihrer Teilnehmer in einer einzigen Software verarbeitet und speichert. So bleiben Sie flexibel und haben in Echtzeit die Ergebnisse rechtssicherer Abstimmungen.

Sie haben Fragen dazu oder würden gern einmal die Lösung aus unserem Hause in einem Demo-Termin kennen lernen? Dann kontaktieren Sie uns gern.