Mitgliederversammlungen – online, offline oder hybrid?

Knapp zwei Jahre nach dem ersten Lockdown und dem Beginn einer Pandemie, die vermutlich auch all Ihre Versammlungsplanungen durcheinandergebracht hat, gibt es immer noch Unsicherheiten. Zum Beispiel darüber, wie sich die Inzidenzen und die Restriktionen entwickeln werden. Oder auch darüber, wie man denn nun am besten Mitgliederversammlungen oder Hauptversammlungen durchführen könnte und sollte. Genau deshalb haben wir auf die letzten Monate zurückgeschaut und analysiert, was die Organisatoren der von uns betreuten Versammlungen und Wahlen umgesetzt haben. Das Ergebnis finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Online Mitgliederversammlungen – Vorteile und Nachteile

Beginnen wir mit der Veranstaltungsform, die momentan die meisten Sicherheiten bietet, auch wenn viele Verbände, Vereine, Institutionen oder Unternehmen am liebsten in Präsenz tagen und abstimmen würden. Das ist nur mehr als verständlich. Schließlich ist der persönliche Austausch immer noch viel intensiver und Planer haben viel länger die Prozesse und Planungen rund um Präsenz-Versammlungen optimiert. Dennoch haben online Mitgliederversammlungen zahlreiche Vorteile, die uns von anderen Organisatoren auch immer wieder bestätigt werden.

Für Online Mitgliederversammlungen spricht, dass

• sie in Zeiten einer Pandemie planungssicher auf- und umgesetzt werden können,
• Sie als Verein, Verband oder Organisation wesentlich mehr Mitglieder, Aktionäre oder Mitarbeiter erreichen können,
• alle Inhalte mit nur einem Klick aufgezeichnet werden können und somit auch nach der Versammlung sofort zur Verfügung stehen,
• Reise- und Übernachtungskosten auf ein Minimum reduziert werden,
• die Kosten für Raummiete, Catering und ähnliches ebenfalls drastisch sinken.

Demgegenüber steht der deutlich geringere Austausch unter den Mitgliedern oder Aktionären als auch zu Ihnen als Organisation. Außerdem bringt eine Online-Versammlung für Sie als Planer einen höheren Planungsaufwand mit sich. Schließlich können Sie den anderen Kollegen und Dienstleistern nichts mehr „zwischen Tür und Angel zurufen“ oder neben der Bühne stehend mit Mimiken und Gestiken eine Abstimmung mit den Technikern erreichen. Alles muss minutiös geplant und durchgetaktet sein. Dazu kommt das erhöhte Ausfallrisiko durch die Technik. Dieses zu reduzieren, bedeutet zusätzlichen finanziellen Aufwand. Doch mit Blick auf die Bedeutung einer Mitglieder- oder Aktionärsversammlung und der dort getroffenen Beschlüsse, sollte es Ihnen das Wert sein.

Online Mitgliederversammlungen sind dann ein hervorragendes Format, wenn Sie viele Mitglieder erreichen wollen – vor allem jene, die bisher die Anreise gescheut haben.

Hybride Versammlungen – Vor- und Nachteile sowie Umsetzungsideen

Hybrid bedeutet dabei lediglich, die Kombination aus Online und Offline. Mit dieser sehr einfachen Definition im Hinterkopf können Sie auch intern jede Diskussion zu Ihren Gunsten lenken. Denn häufig erwarten Vorgesetzte oder Auftraggeber, dass hybride Versammlungen 1:1 für beide Teilnehmerseiten identisch sein sollten. Das muss keineswegs so sein. Überlegen Sie sich, was der Kern Ihrer Versammlung ist und bieten Sie diesen hybrid, also für beide Gruppen, an. Der Rest muss lediglich stimmig organisiert und durchgeführt werden.

Für hybride Haupt- oder Mitgliederversammlungen spricht, dass

• Sie sowohl die Teilnehmer vor Ort als auch diejenigen an den Bildschirmen erreichen, d.h. eine deutlich höhere Reichweite erzielen können.
• Sie als Planer die Wünsche beider Zielgruppen berücksichtigen und es bei Menschen immer gut ankommt, wenn sie ihre präferierte Option wählen können. D.h. Sie haben schon einmal „einen Stein im Brett“.
• Die Vorteile der Online-Versammlung nutzen können, d.h. die geringeren Kosten für Reisen, Übernachtungen und Catering. Schließlich reist nur ein Teil der Beteiligten an.
• Außerdem haben Sie natürlich auch bei einer hybriden Versammlung sofort die Aufzeichnungen parat.

Demgegenüber steht der deutlich höhere Planungs- und Ressourcenaufwand. Je nach Gestaltung kann es bedeuten, dass Ihre hybride Veranstaltung nun zwei Versammlungen an einem einzigen Tag sind. Das kann auch heissen, dass Sie nun den doppelten finanziellen Aufwand stemmen müssen. Für die Räume und das Catering vor Ort, für die Kameratechnik und für die digitalen Abstimmungs- und Streaminglösungen.

Daher ist es enorm wichtig, dass Sie sich bei hybriden Veranstaltungen auf das Wesentliche konzentrieren. Beispielsweise könnten Sie das Streaming der Hauptveranstaltung sowie die Wahlen und Beschlussfassungen für beide Teilnehmergruppen gleichberechtigt anbieten. Wenn es jedoch um das gesellige „Drumherum“, also das Networking und das Catering geht, profitieren nur diejenigen, die auch tatsächlich angereist sind.

Kurz gefasst:

• zentrale Tagungsordnungspunkte, Beschlussfassungen, Wahlen, Entlastungen u.ä. > finden live vor Ort und live im Internet statt
• gesellige Teile Ihrer Versammlungen > finden nur vor Ort statt

Versammlungen vor Ort – Vorteile und Nachteile

Gerade nach so langer Zeit in Home-Offices und hinter den Bildschirmen bei Online-Veranstaltungen sehnen sich sehr viele Menschen nach Gesprächen von Angesicht zu Angesicht. Das lässt sich auch online kaum in gleicher Qualität umsetzen. Trotz wirklich hervorragender technischer Möglichkeiten, die auch ein gewisses Zufallsprinzip ermöglichen.

Haupt- und Mitgliederversammlungen, die live vor Ort stattfinden, haben daher als größten Vorteil den persönlichen Austausch. Darüber hinaus haben viele Organisatoren, wie Sie vermutlich auch, über viele Jahre umfangreiche und wertvolle Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Präsenzveranstaltungen gesammelt. Diese beiden Vorteile wiegen in der Tat viele der Nachteile auf:

• höhere Kosten für die An- und Abreise,
• einen höheren Aufwand für die Anmietung von Räumen und für das Catering
• es gibt zunächst keine Aufzeichnung für spätere Recherchen oder für die Weitergabe der Inhalte an Mitglieder, die nicht dabei sein konnten.
• sich ständig ändernde Vorschriften für Corona-Regeln machen die Planungen für den Veranstalter, die Vortragenden sowie die Teilnehmer unsicher.

Vor allem für kleinere Organisationen mit einem regionalen Einzugsgebiet, sind Versammlungen vor Ort die attraktivere Wahl. Wer seine Mitglieder oder Aktionäre untereinander wirklich ins Gespräch bringen will und auch als Veranstalter mit diesen in den Austausch kommen möchte, sollte zur Versammlung vor Ort greifen.

Wahlen rechtssicher umsetzen – online, offline oder hybrid

Egal wofür Sie sich entscheiden, ob online, offline oder eine hybride Versammlung, mit den Abstimmungslösungen von LUMI, die wir von Voting Partner einsetzen, können Sie stets rechtssicher und zuverlässig Ihre Wahlen und Beschlussfassungen durchführen. Dabei empfehlen wir Ihnen grundsätzlich den Einsatz folgender Technik:

• Online-Versammlungen: Alle Aktionäre oder Mitglieder wählen über die digitale Lösung von LUMI. So sind alle Antworten in Echtzeit in einem einzigen Tool erfasst.
• Hybride-Versammlungen: Diejenigen, die vor Ort sind, wählen mit den mobilen Leihgeräten von LUMI oder ihr eigenes Mobilgerät und diejenigen an den Bildschirmen stimmen über die digitale Lösung von LUM ab. Beide Stimmabgaben werden ebenfalls in Echtzeit in einer einzigen Datenbank erfasst. So können Sie als Veranstalter auf zuverlässige Daten zurückgreifen.
• Versammlungen vor Ort: Sie haben im wahrsten Sinne des Wortes die Wahl: D.h. Sie können Ihre Mitglieder oder Aktionäre über mobile Leihgeräte abstimmen lassen oder über deren eigenes Smartphone oder Tablet.

Die Bildübertragung von Ihrer Versammlung erfolgt über einen Live-Stream, den wir zum Beispiel gemeinsam mit unserem Technikpartner btl next GmbH umsetzen.

Fazit

Was zunächst verwirrend und komplex erscheint, hat letztendlich zahlreiche Vorteile – Sie können zwischen Online-, Hybrid- und Präsenz-Versammlungen wählen. Dabei hat jedes Format seine Vor- und Nachteile und lässt sich heutzutage sauber und zuverlässig umsetzen. Kurz gesagt: Online-Versammlungen erreichen deutlich mehr Personen und Präsenz-Versammlungen eignen sich hervorragend für den Austausch. Hybrid-Versammlungen können beides vereinen, wenn Sie sie stimmig aufsetzen und durchführen. Haben Sie Fragen dazu? Dann kontaktieren Sie uns am besten gleich – wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.