Sendestudio oder Geschäftsstelle – welches ist der bessere Sendeort?

Wer virtuelle Mitgliederversammlungen oder digitale Hauptversammlungen durchführen will, kommt früher oder später an die Frage: Von wo aus sollten wir senden? Aus einem professionellen Sendestudio oder lieber aus unserer Geschäftsstelle? Das ein oder andere Argument dafür oder dagegen fällt Ihnen sicherlich sofort ein – allen voran die finanziellen Aspekte. Doch es gibt noch mehr, das Sie berücksichtigen und abwägen sollten.

Sie senden Ihre virtuelle Veranstaltung aus der Geschäftsstelle

Fangen wir mit dem Naheliegendsten an: Der eigenen Geschäftsstelle. Diese bringt so einige Vorteile mit sich.

PRO Geschäftsstelle

Senden Sie aus Ihrer Geschäftsstelle, wird die virtuelle Versammlung für Sie ein Heimspiel. Schließlich kennen Sie sich hier aus. Das wirkt sich sowohl positiv auf Sie als Organisator des neuartigen Veranstaltungsformats aus als auch auf Ihre Sprecher. Zumindest der Vorstand sowie weitere Fachreferenten kennen sich in den Räumlichkeiten der Geschäftsstelle oftmals besser. Schließlich waren die meisten von ihnen schon einmal dort.

Zudem wirkt die Übertragung Ihrer Veranstaltung aus den eigenen Räumlichkeiten sehr authentisch – auch für Ihre Mitglieder oder Aktionäre. Sie können sich so viel leichter mit Ihrer virtuellen Versammlung identifizieren.

Darüber hinaus – wir erwähnten es eingangs bereits – sind sowohl der organisatorische als auch der finanzielle Aufwand deutlich geringer als gingen Sie in ein professionelles Sendestudio. Sie sparen sich schlichtweg die zusätzliche Raummiete sowie die Anreisekosten und -zeiten in ein Sendestudio.

Außerdem können Sie die Aufnahmezeit über mehrere Tage splitten – vorausgesetzt, Ihr Techniksupport kann das ebenfalls flexibel leisten oder Sie haben internes Personal, das die Technik bedienen kann. Gleiches gilt für die Verlängerung der Aufnahmezeit, wenn Sie also merken, dass die geplante Aufnahmezeit nicht ausreicht.

Zusammengefasst:

• vertraute Umgebung
• authentische Wirkung
• geringer organisatorischer Aufwand
• keine Zusatzkosten für die Miete
• Aufteilung der Aufnahmezeit über mehrere Tage möglich

CONTRA Geschäftsstelle

Nicht jede Geschäftstelle verfügt über einen ausreichenden Internetzugang für ein Livestreaming. Bedenken Sie, dass die Internetverbindung zu jeder Zeit stabil sein muss. Erst recht bei elektronischen Beschlussfassungen.

Darüber hinaus, kann es sein, dass Ihre Geschäftsstelle schlichtweg zu klein ist, um in diesen Zeiten hygienekonformes Arbeiten aller Beteiligten zu ermöglichen. Mit der Größe der Räumlichkeiten geht oftmals auch eine weniger geeignete Aufnahmesituation für Sendungen einher. Dazu gehören zum Beispiel zu geringe Deckenhöhen, eine nicht ausreichende Beleuchtung, ein nicht optimaler Ton oder ein auf Videoproduktionen wenig attraktiv erscheinender Hintergrund. Kurzum: Büroräume sind oftmals nicht in “Fernsehqualität”.

Außerdem sind Ablenkungen durch das Tagesgeschäft in den eigenen Räumlichkeiten viel wahrscheinlicher – seien es das klingelnde Telefon, der Postbote mit einer Lieferung oder andere Kollegen im Büro.

Zusammengefasst:

• möglicherweise kein ausreichender Internetzugang
• möglicherweise ist die Geschäftsstelle zu klein
• keine „Fernsehqualtität“
• Ablenkung durch Tagesgeschäft

Sie senden Ihre virtuelle Veranstaltung aus einem Sendestudio

Auch in diesem Falle gibt es viele Argumente dafür:

PRO Sendestudio

Wir haben es bereits angedeutet: Das Set-Up in einem Sendestudio ist in den allermeisten Fällen deutlich professioneller als es die eigenen Büroräume je sein können. Denken Sie besonders an die Aspekte Ton und Licht. Das führt zu einem deutlich besseren und angenehmeren Sendebild und Atmosphäre rund um Ihre virtuelle Veranstaltung. Diese hochwertigere Produktion werden auch Ihre Teilnehmer bemerken und so insgesamt ihre virtuelle Versammlung positiver erleben und beurteilen.

Versammlungen nicht unüblich sein werden.

Darüber hinaus ist die Einhaltung von Hygienevorschriften in einem professionellen Studio sowohl leichter umsetzbar als auch eine Mindestvoraussetzung für den Betrieb desselben. Schlichtweg weil sich der Dienstleister etwas anderes “gar nicht leisten” kann.

Außerdem sorgt der Dauerbetrieb eines Sendestudios dafür, dass bereits alle technischen Komponenten und sonstigen Ausstattungen fertig eingerichtet sind. Alles ist an seinem Platz und Sie können sofort mit der Produktion beginnen.

Ebenso wissen die in diesem Sendestudio tätigen Techniker, welche IT-Ausstattung vorhanden ist und wie sie diese zuverlässig bedienen können und zugleich müssen. Bauen Sie dagegen die Technik in Ihrer Geschäftsstelle auf, sind stets für die Techniker unbekannte Komponenten dabei – und sei es “nur” die Internetverbindung.

Zusammengefasst:

• professionelles Set-Up
• hygienekonforme Einrichtung
• “plug & play” – alles ist fertig eingerichtet
• Techniker kennen die IT-Ausstattung im Sendestudio

Demgegenüber stehen einige Nachteile, die Sie vor der Anmietung und Nutzung eines Sendestudios kennen und abwägen sollten.

CONTRA Sendestudio

Der vermutlich größte und den meisten Organisatoren sofort einfallende Nachteil ist der finanzielle Aspekt, schließlich fallen für die Anmietung des Sendestudios Kosten an. Inklusive der dort tätigen Techniker sowie der Reisekosten für die Akteure kommen hier schnell fünfstellige Beträge zusammen. Bevor Sie sich nun gleich gegen die Anmietung des Sendestudios entscheiden, berücksichtigen Sie außerdem die Kosten, die Sie bei Präsenzveranstaltungen für die Raummieten und Begleitveranstaltungen ausgegeben hätten.

Bedenken Sie bei der Entscheidung, in ein Sendestudio zu gehen, die mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit eng getakteten Aufnahmezeiten. Gerade in diesen Zeiten finden enorm viele virtuelle Veranstaltungen statt und jedes Studio ist bestrebt, mit der Aufnahmezeit sowie den Rüstzeiten dafür effizient umzugehen. Das bedeutet für Sie, dass Sie sich streng an den vereinbarten Zeitplan halten müssen – ganz im Gegensatz zur Flexibilität in den eigenen Räumen.

Außerdem kann es sein, dass das von Ihnen bevorzugte und schließlich gebuchte Sendestudio mit einer längeren Anreise für Ihr Team sowie für den Vorstand oder andere Akteure verbunden ist.

Zusammengefasst:

• Kosten für die Miete des Studios
• Reiseaufwand zum Studio und zurück
• eng getaktete Aufnahmezeiten
• möglicherweise längere Anreisewege für die Akteure

Fazit

Sendestudio oder Geschäftsstelle? Beide Sendeorte haben ihre Vor- und ihre Nachteile, wenn es darum geht, eine virtuelle Mitgliederversammlung oder Hauptversammlung durchzuführen. Wägen Sie alle Aspekte ab und konzentrieren Sie sich auf mehr als auf den finanziellen Aufwand für die Studiomiete.