Virtuelle Mitgliederversammlung des 1. FC Köln

Mitgliederversammlungen sind oftmals eine Herausforderung. Virtuelle Mitgliederversammlungen erst recht. Wer darüber hinaus komplexe Anforderungen, die sich aus der Satzung ergeben, hinzufügt und enorm viele Teilnehmer erwartet, legt die Messlatte an die technischen und organisatorischen Anforderungen besonders hoch – so wie der 1. FC Köln.

Das Besondere der virtuellen Mitgliederversammlung des 1. FC Köln

Normalerweise ist die Mitgliederversammlung des 1. FC Köln sehr emotional und gekennzeichnet durch einen lebendigen Austausch. Doch wie viele Mitglieder würden sich zur virtuellen Versammlung anmelden? Gerade mitgliederstarke Vereine, wie der 1. FC Köln, müssen hier mit einer hohen Ungewissheit zurechtkommen. Schließlich macht es organisatorisch und technisch einen großen Unterschied, ob sich am Tag der Versammlung 1.000 oder 10.000 oder 50.000 Mitglieder einwählen und auch abstimmen können. Letztendlich meldeten sich circa 9.000 Teilnehmer an, wobei die Zahl der Teilnehmer mehrere Stunden lang zwischen 5.000 und 5.500 lag.

Die hohe Komplexität, die eine rein virtuelle Mitgliederversammlung mit sich brachte, sowie die damit einhergehend unvorhersehbare Zahl an Wortmeldungen, sorgten im Vorfeld für gewisses Kopfzerbrechen.

So überzeugten Voting Partner und die Technologie Lumi

Der 1. FC Köln entschied sich für Voting Partner, da der Dienstleister bereits vergleichbare Veranstaltungen mit anderen Bundesligisten durchgeführt hatte. Zudem ist Voting Partner seit langer Zeit erfolgreich am Markt tätig und bringt umfangreiche Erfahrungen rund um virtuelle Mitgliederversammlungen mit.

Regelmäßige, konstruktive und auf das gemeinsame Ziel ausgerichtete Gespräche sowie ein „virtueller Mitgliederstammtisch“, der als Generalprobe für die Versammlung genutzt wurde, sorgten bei den Verantwortlichen des Clubs für das nötige Vertrauen in das System und die handelnden Personen.

Hat der 1. FC Köln sein Ziel erreicht?

Dem 1. FC Köln gelang es, die eigene Mitgliederversammlung souverän und technisch einwandfrei durchzuführen. Das war dank der akribischen Vorbereitung zusammen mit Voting Partner möglich. Zusätzlich veranstaltete der 1. FC Köln einen virtuellen Mitgliederstammtisch als Testlauf für das Wortmeldesystem und der dazugehörigen Aufbereitung der Wortmeldungen im Backend. „Im Vorfeld wurden im engen Austausch mit Voting Partner sämtliche Abläufe der virtuellen Mitgliederversammlung ausgiebig gebrieft und geprobt“, sagt Philipp Deipenbrock, Leiter Service & Vertriebssteuerung beim FC.

Tipps vom 1. FC Köln an andere Planer aus heutiger Sicht

„Wir können Voting Partner ruhigen Gewissens empfehlen, wenn es um die Planung und Durchführung einer virtuellen Versammlung geht. Dank der sehr freundlichen, lösungsorientierten und flexiblen Mitarbeiter verlief unsere Mitgliederversammlung erfolgreich. Selbst kurzfristige Anforderungen wurden erfüllt“, sagt FC-Präsident Werner Wolf.

Philipp Deipenbrock ergänzt: „Mein Tipp für andere Organisatoren ist, ein vergleichbares Format wie unseren virtuellen Mitgliederstammtisch im Vorfeld durchzuführen, um die gewünschte Event-Plattform oder das Abstimmungstool live zu testen. Diese Generalprobe war für uns eine extrem wertvolle Erfahrung. Jede Mitgliederversammlung ist besonders. Eine erfolgreiche Mitgliederversammlung ist nur mit einer gewissenhaften Vorbereitung möglich. Dabei sind starke Partner und Dienstleister nötig, die das nötige Know-how mitbringen. Ein großes Dankeschön an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Voting Partner“.