Virtuelle Mitgliederversammlung des DVE – DSGVO-konform und rechtssicher

Ein Erfahrungsbericht des DVE über die diesjährige virtuelle Mitgliederversammlung

Der Deutsche Verband der Ergotherapeuten e.V. entschied sich, die diesjährige Mitgliederversammlung nach der Verschiebung vom Mai in den Oktober 2020 diese aufgrund der COVID-19 Problematik komplett online durchzuführen. „Wir wollten sie einfach nicht noch einmal verschieben“, sagt Angelika Reinecke, verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit beim DVE. „Schließlich hatten wir einige Entscheidungen zu treffen und wollten diese nicht länger herauszögern.“

Das war dem DVE besonders wichtig

Bei der Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung war dem DVE folglich besonders wichtig, Entscheidungen treffen zu können. Es sollten Anträge an die Mitgliederversammlung durchgeführt und abgestimmt werden können. Außerdem stand ein Vorstandsamt zur Wahl. Dabei sollten sowohl die Abstimmung als auch die Wahl und die virtuelle Versammlung selbst DSGVO-konform und rechtssicher durchgeführt werden.

Im Rahmen der Mitgliederversammlung konnten die Teilnehmer sich über die integrierte Chatfunktion austauschen und an Abstimmungen mit „ja“, „nein“ und „Enthaltung“ teilnehmen.

Angelika Reinecke erinnert sich auch an einige Bedenken vor der Durchführung der ersten virtuellen Mitgliederversammlung. Diese haben sich jedoch später als unbegründet herausgestellt. „Wir hatten Bedenken, dass insbesondere kritische Fragen schwieriger zu handhaben sein könnten.“ Diese Befürchtung stellte sich als unbegründet heraus. Das Feedback zur online Versammlung war rundum positiv. Ein Erfolgsfaktor: Der moderierte Chat, mit dem Fragen gebündelt werden konnten. „Unsere Teilnehmer haben im Chat sehr konstruktiv und freundlich ihr Feedback abgegeben oder Fragen gestellt. Das liegt natürlich auch daran, dass unser Vorstand so großartige Leistungen erbracht hat.“

Deshalb hat sich der DVE für Voting Partner entschieden

Für Voting Partner hat sich der DVE entschieden, weil sich die Verantwortlichen sicher sein wollten, dass die gesamte Veranstaltung sowie der Abstimmungsprozess DSGVO-konform sind und rechtssicher umgesetzt werden.

Über den bereits erwähnten Chat, den die Teilnehmer besonders gut angenommen haben, sowie über die hervorragende Technik und Abstimmung ist Reinecke im Nachgang besonders froh. Darüber hinaus hat das Technik-Team vor Ort durch sein professionelles Arbeiten eine enorme Ruhe ausgestrahlt, die sich auch auf den Vorstand übertragen hat.

Für die virtuelle Mitgliederversammlung des DVE sendeten der DVE und das Technik-Team von Voting Partner aus einem Raum – natürlich unter Einhaltung aller Abstände. Einen Tipp hat Angelika Reinecke für Veranstalter, die ebenfalls eine virtuelle Mitgliederversammlung durchführen wollen. Der Zeitpunkt sollte so gewählt werden, dass möglichst viele daran teilnehmen können.

Ein Blick in die Zukunft virtueller Mitgliederversammlungen

Mit Blick auf die Zukunft kann sich Reinecke nicht vorstellen, dass Kongresse, bei denen es eher um Networking und Emotion geht, durch eine virtuelle Variante, die sich für alle Seiten auch finanziell rentiert, ersetzt werden können.

Eine Mitgliederversammlung hingegen könnte auch künftig virtuell durchgeführt werden. „Reisekosten, Übernachtungskosten, Catering – all das fällt weg. Alles, was unsere Versammlung wirklich braucht, konnten wir umsetzen: Fragen stellen und beantworten, abstimmen, Entscheidungen treffen.“ Darüber hinaus sieht sie die größere Reichweite als positiven Aspekt einer virtuellen Versammlung.