Virtuelle Mitgliederversammlung für das Kanzlei-Netzwerk für Europa (DIRO)

Die DIRO AG, ein europäisches Kanzlei-Netzwerk, entschied sich 2020 aufgrund der Pandemie-Situation, die jährliche Hauptversammlung als rein virtuelle Versammlung durchzuführen. Aufgrund der Rechtsform als Aktiengesellschaft war eine rechtssichere Durchführung, u.a. der notwendigen Abstimmungen, eine zwingende Anforderung an Voting Partner. Die DIRO AG wollte darüber hinaus allen Mitgliedern des Netzwerkes die Teilnahme ermöglichen und die Veranstaltung mit möglichst niedrigen technischen Hürden durchführen.

Für ihre virtuelle Mitgliederversammlung entschied sich DIRO für den Technikeinsatz des über Voting Partner eingebundenen Abstimmungstools Lumi sowie das Videokonferenz-Tool Zoom.

Die Herausforderung der virtuellen Versammlung von DIRO

Besondere Herausforderung der Veranstaltung war unter anderem die Zuschaltung der Präsentatoren aus verschiedenen Standorten. Die ebenfalls remote zugeschalteten Teilnehmer aus ganz Europa sollten den Stream live verfolgen können und dabei einfach und übersichtlich ihre (teils auch gewichteten) Stimmrechte wahrnehmen können.

Warum sich die DIRO AG für Voting Partner entschied

„Wir haben eine Lösung gesucht, die rechtssicher und trotzdem einfach ist“, fasst Anja Koch, Mitglied des Vorstandes zusammen. Außerdem betont sie, wie wichtig und zugleich sicherheitsschaffend es für sie war, dass Voting Partner die Betreuung vor Ort vorgenommen hat. Vorab hat DIRO gemeinsam mit Voting Partner umfangreich in mehreren Probeläufen getestet, Abläufe umgestellt und die Technik damit bestmöglich genutzt. Insgesamt lief die virtuelle Mitgliederversammlung für DIRO sehr glatt und reibungslos.

Die notwendigen Abstimmungen konnten durchgeführt werden, die internationalen Mitglieder waren zufrieden und der Redefluss zwischen den vier Sendestandorten funktionierte einwandfrei.

Fazit

„Wir können den Einsatz des Abstimmungstools Lumi uneingeschränkt empfehlen, zusätzlich möchten wir uns für die persönliche und jederzeit konstruktive Zusammenarbeit mit Voting Partner bedanken.“ Auch wenn für Netzwerke wie DIRO der Wert von realen Veranstaltung kaum ersetzbar ist, kann ein hybrides Modell, also der Mix aus Präsenz- und Online-Veranstaltungen, durchaus ein Modell für die Zukunft sein. Auch dafür ist Voting Partner bestens aufgestellt.